Wissenspool Personalführung

Ärzte profitieren von Praxismanagerinnen

Verschiedene Landesärztekammern (Schleswig-Holstein, Westfalen-Lippe) bieten Ausbildungen zur Betriebswirtin im Gesundheitswesen an. Wie sich in der Praxis zeigt, ist die Entlastung der niedergelassenen Ärzte durch eine solche Fachkraft groß. Bleibt zu hoffen, dass sich dieser Nutzen schnell in der Ärzteschaft verbreitet. Denn dann wäre endlich ein Aufstieg für engagierte Medizinische Fachangestellte möglich.
 

Die Stellenbeschreibung

Jede Mitarbeiterin sollte über einen schriftlichen Arbeitsvertrag verfügen. Dieser kann sehr kurz sein, wenn sich seine Inhalte auf die Tarifverträge für Arzthelferinnen bzw. Medizinische Fachangestellte beziehen. Eine wichtige Anlage des Arbeitsvertrages ist eine Stellenbeschreibung. In ihr werden die wesentlichen Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche beschrieben. Solche Stellenbeschreibungen müssen von Zeit zu Zeit überarbeitet werden, da sich Personen und Teams verändern.
Eine Stellen- oder Arbeitsplatzbeschreibung hilft, eine sinnvolle Arbeitsteilung zu organisieren. Grundlage einer Stellenbeschreibung ist ein Organigramm. In diesem wird grafisch festgehalten, welche Stellen es in der Praxis gibt und wie die Hierarchie aussieht. Mit Hierarchie ist die Darstellung gemeint, wer wem in der Praxis Weisungen erteilen kann. Hier ein Beispiel für ein Organigramm:

Praxis Dr. med. Müller

Durch diese Grafik wird veranschaulicht, dass Herr Dr. Müller gegenüber allen Mitarbeiterinnen weisungsbefugt ist. Frau QMB ist seine Assistentin, sie ist nur der Auszubildenden gegenüber weisungsbefugt. Frau Funktionsbereich kann der Putzfrau Aufträge erteilen.
Kommen wir nun auf die Stellen- oder Arbeitsplatzbeschreibung zurück. Für jedes Kästchen, d. h. für jede Stelle muss nun ein Aufgabengebiet gegenüber den anderen Mitarbeiterinnen abgegrenzt werden. Diese Beschreibung ist es dann, die dem Arbeitsvertrag beigelegt wird.
Der Vorteil von Stellenbeschreibungen liegt darin, dass Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche klar werden. So kann eine gute Zusammenarbeit entstehen, die Spaß macht.

Hier ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung:

Arbeitsbedingungen schriftlich vereinbaren

Arbeitsverträge bedürfen der Schriftform. Das scheint eine Selbstverständlichkeit zu sein, allerdings nicht unbedingt in Kleinbetrieben. Wichtig zu wissen ist, dass der Tarifvertrag für Medizinische Fachangestellte (MFA) nur gilt, wenn er im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Bei den Tarifwerken für MFA handelt es nicht um Flächentarifverträge. Sie sind auch nicht allgemeinverbindlich. Zur Anwendung kommen sie, wenn im individuellen Arbeitsvertrag auf sie Bezug genommen wird.
 

Was tun, wenn die Kollegin ausfällt?

Besser, als sich bei jedem Ausfall einer Kollegin aufzuregen, ist eine vorausschauende und langfristige Mitarbeiterinnenplanung. So können Qualifikation und Motivation sichergestellt werden. Zusätzlich können Pläne für den Ausfall von Mitarbeiterinnen erstellt werden, damit im Krisenfall ohne große Aufregung gehandelt werden kann.

Fällt eine Mitarbeiterin aus, muss schnell eine möglichst geeignete Vertreterin gefunden werden. Hierzu vorsorglich einen Pool geeigneter Personen zu bilden, hilft in der angespannten Situation des Ausfalls weiter. Für diesen Pool sind frühere Kolleginnen interessant, die nicht regelmäßig arbeiten. Es lohnt sich auch, Patientinnen, die Arzthelferinnen sind, anzusprechen, um sie im Notfall für eine Vertretung zu gewinnen. Alle diese Personen werden mit Anschrift und den Zeiten, zu denen sie arbeiten können, sowie ihren beruflichen Vorerfahrungen in die EDV aufgenommen oder es werden Karteikarten für sie angelegt.

Wesentlich ist, dass dieser Pool gepflegt wird. Das heißt, einmal jährlich werden alle möglichen Vertretungsfrauen telefonisch kontaktiert, die Daten aktualisiert und die Damen werden zu einerBesprechung eingeladen. Soll nämlich im Notfall ein möglichst reibungsloses Eingliedern der Vertreterin erfolgen, sollte sie zumindest grob über die Verfahren in Ihrer Praxis Bescheid wissen.

Ist es dann frühmorgens soweit, dass der Plan „Vertretung suchen“ angewendet werden muss, können Sie relativ entspannt auf die Kolleginnen zugreifen.

Die Probezeit richtig nutzen

Lieber ein Ende mit Schrecken, als ein Schrecken ohne Ende. Das gilt auch für die Zusammenarbeit im Praxisteam. Drei Monate dauert in der Regel die Probezeit. Sie kann mit beiderseitigem Einverständnis im schriftlichen Arbeitsvertrag auf 6 Monate ausgeweitet werden. Empfehlenswert ist dies für Mitarbeiterinnen, die intensiven Patientenkontakt haben und mit denen eine langfristige Zusammenarbeit angestrebt wird.

Diese Zeit gilt es richtig zu nutzen, um eine bewusste Entscheidung zu treffen.
Spätestens vier Wochen vor Ablauf der Probezeit muss überprüft werden, ob eine weitere Zusammenarbeit oder die Fortführung der Ausbildung sinnvoll ist. Für die Entscheidung sind möglichst objektive Gründe zu finden. Mit der Anwendung eines Bewertungsschemas, wie zum Beispiel dem folgenden, wird „der Bauch“ weitgehend ausgeschaltet.

Beurteilungsbogen

Name:          
Datum:

Bewertung: 5 Punkte - sehr gut, 4 Punkte - gut, 3 Punkte - mittelmäßig, 2 Punkte - schlecht, 1 Punkt - sehr schlecht

Dieses Beispiel stellt typische Anforderungen an die Arzthelferin zusammen. Der Arzt, die Personalleitung kann dieses Instrument verfeinern, indem z. B. die Anforderungen praxisspezifischer formuliert werden oder das Bewertungsschema gewichtet wird. Alles worauf es dem Arzt oder der Praxismanagerin besonders ankommt, wird multipliziert.

Wird eine Mitarbeiterinnen-Beurteilung so vorbereitet, kann ein für beide Seiten fruchtbares Gespräch entstehen, auch wenn es sich um Kritik handelt. Mithilfe der objektivierten Beurteilung kann sachlich kritisiert werden. Auch werden die Gründe für die Entscheidung des Arbeitgebers transparent. Das wiederum bietet der Mitarbeiterin die Chance, an sich zu arbeiten.

Checkliste: Weiterbeschäftigung nach Probezeit?

• Vier Wochen vor Ablauf der Probezeit für die Mitarbeiterinnenbeurteilung ca. drei Stunden Arbeitszeit einplanen

• Gespräch mit der Mitarbeiterin in der Woche danach terminieren

• Beurteilung überprüfen, Gespräch vorbereiten

• Gespräch mit der entsprechenden Mitarbeiterin führen, Gelegenheit zur Stellungnahme bieten

• Entscheidung treffen

• Entscheidung mitteilen
  (Kündigungsfrist endet zwei Wochen vor Ablauf der Probezeit)

Pausen sinnvoll gestalten

Wie sehen Ihre Pausen aus? Ein Kaffee am Empfang, Essen nach der Sprechstunde – ansonsten geht es nonstop durch? Das mag kurzfristig gesehen sinnvoll erscheinen. Aber Ihre Konzentration, Ihre Merkfähigkeit und Ihre Belastbarkeit werden nach wenigen Stunden deutlich sinken.

Deshalb versuchen Sie:
Alle 20 bis 30 Minuten einmal kurz aufzustehen, durch zu atmen. Versuchen Sie dabei einmal aus dem Fenster zu schauen. Ist das nicht möglich, dann schauen Sie sich kurz ein Bild an. Auf jeden Fall brauchen Sie einen Perspektivwechsel.
Das sollte nur wenige Sekunden dauern.
Alle zwei Stunden dagegen müsste auch einmal ein Ortswechsel möglich sein. Vielleicht gehen Sie einmal ins Wartezimmer, lüften Sie dort – sprechen Sie kurz mit den anwesenden Patientinnen. Das wird Ihnen und den Patientinnen gut tun. Nach vier bis sechs Stunden brauchen Sie allerdings eine richtige Pause mit Rückzugmöglichkeit. Und das nicht nur aus berufsrechtlichen Gründen, sondern weil Ihre Leistungsfähigkeit sinkt. In der Folge treten Fehler eher auf, was zu Komplikationen und Zeitverlust führt.

Übrigens sind die besten Pausen die, in denen Sie aktiv sind und etwas völlig anderes tun. Bringen Sie in den Pausen Ihre grauen Zellen ebenso in Schwung wie Ihren Körper. Bewegung ist wichtig und immer das richtige Mittel um die Leistungsfähigkeit zu erhalten.

Für die grauen Zellen hier eine Übung.

Lesen Sie den nachfolgenden Text so schnell wie möglich:

Sommermädchenküssetauschelächelbeichte
An der Murmelrieselplauderplätscherquelle saß ich
sehnsuchtstränentröpfeltrauerbang.
Trat herzu ein Augenblinzeljunggeselle in verwegnem
Hüfteschwingeschlendergang.
Zog mit Schäkerehrfurchtsbittegrußverbeugung seinen
Federbaumelriesenkrempenhut.
Gleich verspürt ich Lieseszauberkeimeneigung, war ihm
zitterljubelschauderherzensgut.
Nahm er Platz mit Spitzbubtückekichern, schlang um mich den
Eisenklammermuskelarm. Vor dem Griff, dem grausegruselsiegessichern, wurde
mir so zappelseligsiedewarm.
Und er rief: „Mein Zuckerschnuckel-putzelkindchen, welch ein Schmiegeschnatze-
schwelgehochgenuss!“ Gab mir auf mein Schmachteschmollerosenmündchen
einen Schnurrbartstachelkitzelkosekuss.
Da durchfuhr mich Wonneloderflackerfeuer – Ach, das war so
überwinderwundervoll ...! Küsst ich selbst das Stachelkitzelungeheuer,
Sommersonnenrauschverwirrungsrasetoll!
Schilt nicht, Hüstelkeifewackeltrampeltante, wenn dein Nichtchen jetzt nicht
knickeknirschekniet. Denn der Plauder-plätschenquellenunbekannte küsste
wirklich wetterbombenexquisit.